344082, Ростов-на-Дону,
ул.Красноармейская, 36/62

Телефон:                Телефоны горячей линии:      E-mail

+ 7 (863) 244-23-43               + 7 (863) 244-23-43       kmpro@donmolodoy.ru

 

 

ГлавнаяДокументы комитетаРегламентыРегламент комитета по молодежной политике Ростовской области

Регламент комитета по молодежной политике Ростовской области

                                                                                           Приложение

                                                                                                     к приказу комитета

 по молодежной политике

                                                                                                                          Ростовской области

                                                                                                                          от «___»._______.2014 № _______

 

Р Е Г Л А М Е Н Т

   комитета по молодежной политике

Ростовской области

I. Общие положения

1.1. Комитет по молодежной политике Ростовской области (далее - комитет) является органом исполнительной власти Ростовской области, обеспечивающим функции по реализации на территории Ростовской области государственной молодежной политики.

1.2. Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ростовской области, областными законами, указами и распоряжениями Губернатора Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, а также настоящим Регламентом.

1.3. Комитет возглавляет председатель комитета по молодежной политике Ростовской области (далее - председатель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности Губернатором Ростовской области.

Координацию деятельности комитета осуществляет первый заместитель Губернатора Ростовской области, курирующий деятельность комитета.

Председатель на принципах единоначалия руководит деятельностью комитета, координирует и контролирует деятельность подведомственных  учреждений.

Председатель вносит предложения Губернатору Ростовской области по структуре и штатному расписанию комитета, о создании, реорганизации и ликвидации, подведомственных комитету учреждений, формирует аппарат комитета в соответствии со структурой и штатным расписанием.

В структуру комитета входят заместитель председателя комитета, главный специалист по правовой работе, сектора без права юридического лица.

1.4. На период временного отсутствия председателя в связи с болезнью, отпуском, командировкой исполнение его обязанностей возложено на заместителя председателя комитета.      

1.5. Сектора комитета действуют на основе Положений, разрабатываемых  заведующими секторов, и утверждаемых председателем в месячный срок со дня их образования. Внесение изменений в Положения проводится в том же порядке. Первый экземпляр Положений  находится у председателя.

Профессиональная служебная деятельность государственных гражданских служащих комитета (далее – гражданских служащих) осуществляется в соответствии с должностными регламентами, утверждёнными председателем. Изменения в должностные регламенты гражданских служащих вносятся по предложению заместителя председателя комитета, решению председателя и утверждаются приказом на дату внесения в них изменений.

Первый экземпляр должностного регламента находится у государственного гражданского служащего, второй  на хранении у ответственного должностного лица.

1.6. Учреждения  подведомственные комитету, действуют на основе соответствующих уставов.

Уставы  учреждений, а также их изменения, утверждает председатель в месячный срок со дня  образования учреждений. Проекты уставов согласовываются с министерством имущественных и земельных отношений, финансового оздоровления предприятий, организаций Ростовской области и министерством финансов Ростовской области. Организует эту работу главный специалист по правовой работе.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях комитета возлагается на их руководителей.

1.8. Работники комитета несут ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной и конфиденциальной информации.

1.9. В комитете используются автоматизированные системы – базы данных (далее БД): «Парус-Дон», правовые БД («Консультант +»). При необходимости могут разрабатываться и внедряться другие системы.

Внедрение и сопровождение программных комплексов, используемых в комитете, осуществляется по мере необходимости ответственными должностными лицами.

1.10. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в комитете осуществляется сектором реализации государственной молодежной политики. Методические материалы сектора реализации государственной молодежной политики по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения  всеми гражданскими служащими комитета.

1.11. В вопросах организации делопроизводства, неурегулированных настоящим Регламентом, работники комитета руководствуются требованиями Инструкции по делопроизводству Правительства Ростовской области

 II. Организация работы с персоналом

2.1. Порядок формирования структуры и штатного расписания комитета определяется Положением о комитете по молодежной политике Ростовской области, Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Областным законом от 26.07.2005 № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области», Областным законом от 26.07.2005 № 345-ЗС «О Реестре государственных должностей Ростовской области и Реестре должностей государственной гражданской службы Ростовской области».

2.2. Положение о комитете утверждается Губернатором Ростовской области. Структура и штатное расписание комитета утверждаются приказом после  согласования с Губернатором Ростовской области.

2.3. Порядок заключения и расторжения служебного контракта с государственными гражданскими служащими регулируется соответствующими статьями Трудового кодекса Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации», Областным законом от 26.07.2005 № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области».

2.4. С государственными гражданскими служащими заключается бессрочный служебный контракт (на неопределенный срок) или срочный служебный контракт.

Срочный служебный контракт заключается в случае замещения должности гражданской службы на период временно отсутствующего гражданского служащего, за которым в соответствии с законом сохраняется должность гражданской службы.

С гражданским служащим, замещающим должность гражданской службы на основании служебного контракта, заключенного на неопределенный срок, и достигшим возраста 60 лет, указанный служебный контракт может быть по решению председателя перезаключен на срочный служебный контракт на срок от одного года до пяти лет, но не выше чем до достижения гражданским служащим возраста 65 лет.

2.5. Формирование кадрового состава гражданской службы осуществляется по результатам конкурса и из кадрового резерва, сформированного на конкурсной основе.

Конкурс не проводится:

при назначении на должности руководителей и помощника, замещаемые на определенный срок полномочий;

при заключении срочного служебного контракта;

при назначении из кадрового резерва, сформированного на конкурсной основе;

по решению председателя при назначении на младшие должности гражданской службы.

Назначение руководителей областных подведомственных учреждений осуществляется на конкурсной основе.

2.6. Кадровый резерв формируется для замещения вакантной должности гражданской службы в комитете на конкурсной основе. Включение гражданского служащего в кадровый резерв оформляется приказом председателя с внесением соответствующей записи в личное дело гражданского служащего. 

2.7. Председатель назначает и освобождает от должности работников комитета, а также в установленном порядке руководителей областных подведомственных учреждений, заключает, вносит изменения, расторгает с ними служебные контракты.

Проекты приказов по назначению и освобождению работников комитета и руководителей областных подведомственных учреждений готовит ответственное должностное лицо.

2.8. На государственных гражданских служащих комитета ответственным должностным лицом оформляется личное дело в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609.

2.9. Порядок присвоения и сохранения классных чинов гражданской службы определен статьей 9 Областного закона от 26.07.2005 № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области».

2.10. Для определения соответствия государственного гражданского служащего замещаемой должности гражданской службы на основе оценки его профессиональной служебной деятельности, решения вопросов выдвижения работников на вышестоящие должности  проводится аттестация государственных служащих. Порядок проведения аттестации устанавливается федеральными и областными законами, а также Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 110 «О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации».

2.11. Сектор реализации государственной молодежной политики  комитета проводит работу по профессиональной подготовке  гражданских служащих, их переподготовке, повышению квалификации и стажировке в соответствии с программами профессионального развития гражданских служащих, а также руководителей и специалистов областных подведомственных учреждений.

Повышение квалификации гражданского служащего осуществляется по мере необходимости, но не реже одного раза в три года.

2.12. Вопросы поощрения и (или) наложения дисциплинарных взысканий на работников комитета регламентированы Федеральным законом от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Областным законом «О государственной гражданской службе Ростовской области», Трудовым кодексом Российской Федерации.

2.13. Служебное удостоверение комитета по молодежной политике Ростовской области является документом, удостоверяющим личность и должностное положение государственного служащего.

Оформление, учет выдачи и возврата служебных удостоверений осуществляется ответственным должностным лицом сектора реализации государственной молодежной политики в специальном журнале. По окончании исполнения служебных обязанностей лица, имеющие служебные удостоверения, обязаны сдать их в сектор реализации государственной молодежной политики .

2.14. Проекты приказов по предоставлению отпусков, премированию, оплате за замещение отсутствующих работников комитета, проведению аттестации гражданских служащих, объявлению благодарности председателя и других видов поощрения, объявлению дисциплинарных взысканий готовятся ответственным должностным лицом сектора реализации государственной молодежной политики.

2.15. Сектором реализации государственной молодежной политики оформляются графики отпусков на работников комитета и руководителей подведомственных учреждений. Графики отпусков утверждаются председателем. В соответствии с графиком отпусков ответственное должностное лицо сектора реализации государственной молодежной политики не позднее двух недель до начала отпуска готовит на имя государственного гражданского служащего  уведомление за подписью председателя. В случае изменения даты  отпуска государственный гражданский служащий пишет   заявление на имя председателя, которое  согласовывает с руководителями структурных подразделений комитета и заместителем председателя комитета.

2.16.  Государственные гражданские служащие комитета направляются в служебные командировки по решению председателя.

2.17. Для получения разрешения на выезд в командировку готовится служебное задание на имя председателя. Выезд в командировку руководителей подведомственных учреждений согласовывается с  председателем. Подписанное служебное задание является основанием для издания приказа. В случае командирования работника на один день оформляется маршрутный лист. Подписываются командировочные удостоверения и маршрутные листы председателем.

Срок служебной командировки гражданского служащего определяется председателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного задания.

По возвращении из служебной командировки в течение 3 рабочих дней гражданские служащие комитета обязаны предоставить в сектор бухгалтерского учета, финансирования и государственного заказа авансовые отчеты об израсходованных суммах по установленной форме, а также отчет о проделанной работе за период пребывания в служебной командировке.

Ответственность за оформление приказов о командировании государственных служащих и представление их на подпись председателю, учет командировок и лиц, выезжающих (приезжающих) в служебные командировки, возлагается на ответственное должностное лицо сектора реализации государственной молодежной политики.

2.18. По случаю юбилейных, знаменательных дат, профессиональных праздников и иных событий сектор реализации государственной молодежной политики  оформляет поздравительные открытки, приветственные адреса, документы и представления для награждения государственными и ведомственными наградами  для поощрения Губернатором Ростовской области, Законодательным Собранием Ростовской области.

Приобретение открыток, папок, изготовление приветственных адресов осуществляет сектор реализации государственной молодежной политики.

2.19. Приказом председателя назначается ответственный за ведение воинского учета, бронирование граждан пребывающих в запасе и хранение бланков строгой отчетности.

  III. Планирование работы

3.1. Планирование деятельности комитета осуществляется в соответствии с утвержденными планами работы комитета на год, а также планами мероприятий комитета на квартал, месяц и неделю, обеспечивающими выполнение плана работы комитета на год.

3.2. Формирование плана работы комитета на год (далее – план на год).

3.2.1. Предложения в план на год представляются руководителями  структурных подразделений комитета и подведомственных учреждений в сектор реализации государственной молодежной политики  (в печатном и электронном видах) до 10 декабря текущего года. В плане на год указываются основные задачи и мероприятия по их реализации, сроки исполнения (квартал, полугодие), наименование ответственного структурного подразделения комитета и форма отчета об их исполнении.

3.2.2. Проект плана на год за неделю до конца года вносится сектором реализации государственной молодежной политики на утверждение председателю.

Утвержденный председателем план работы на год направляется в подведомственные учреждения по электронной почте.

3.3. Формирование плана мероприятий комитета на квартал (далее – план мероприятий на квартал).

3.3.1. Предложения в план мероприятий на квартал представляются руководителями структурных подразделений комитета и подведомственных учреждений (в печатном и электронном видах)  в сектор реализации государственной молодежной политики  до 10 числа второго месяца текущего квартала. План мероприятий на квартал формируется на основе годового плана, с внесением дополнений и изменений.

В план мероприятий на квартал включаются в хронологическом порядке основные мероприятия комитета (заседания коллегии комитета, комиссий, рабочих групп; совещания; семинары; круглые столы); нормотворческая деятельность; организационные мероприятия; изучение деятельности и обобщение опыта работы органов местного самоуправления по вопросам реализации государственной молодежной политики; текущие вопросы.

Обязательно прописывается предполагаемый месяц проведения мероприятия.

3.3.2. Проект плана мероприятий на квартал, не позднее, чем за неделю до начала следующего квартала, вносится сектором реализации государственной молодежной политики на утверждение председателю.

Утвержденный план мероприятий на квартал направляется в подведомственные учреждения по электронной почте.

3.3.3. В случаях, когда запланированное мероприятие по каким-либо причинам не может быть выполнено в срок или предлагается исключить его из плана мероприятий на квартал, руководитель структурного подразделения комитета информирует об этом председателя в письменной форме не позднее, чем за 2 недели до намеченного срока проведения мероприятия.

Председатель рассматривает предложения об отмене или уточнении мероприятий и принимает решения об их утверждении или отклонении. Информация о переносе или исключении из плана мероприятий (с визой председателя) предоставляется в сектор реализации государственной молодежной политики .

3.3.4. По завершению квартала до 10-го числа следующего месяца руководители структурных подразделений комитета и подведомственных учреждений представляют в сектор реализации государственной молодежной политики  информацию о неисполненных пунктах плана мероприятий на квартал (с указанием причин неисполнения).

Сводная информация о выполнении плана мероприятий на квартал с анализом выполненных и неисполненных пунктов за неделю до конца месяца предоставляется председателю сектором реализации государственной молодежной политики.

3.4. Формирование плана мероприятий комитета на месяц (далее – план мероприятий на месяц).

3.4.1. До 10-го числа текущего месяца руководители структурных подразделений комитета и подведомственных учреждений вносят в сектор реализации государственной молодежной политики  предложения в план мероприятий на следующий месяц.

Предложения оформляются в виде таблицы, содержащей столбцы: «Наименование мероприятия», «Место, время проведения», «Структурное подразделение», «Ответственный», «Принимает участие».

3.5. Формирование плана мероприятий комитета на неделю (далее – план мероприятий на неделю).

3.5.1.  План мероприятий на следующую неделю формируется сектором реализации государственной молодежной политики на основании материалов, которые представляют на бумажных носителях структурные подразделения комитета и подведомственные учреждения каждый  понедельник  до 13.00 часов.

3.5.2. Исполнение плана мероприятий текущей недели формируется сектором реализации государственной молодежной политики на основании материалов, которые предоставляют на бумажных носителях структурные подразделения комитета и подведомственных учреждений каждый четверг до 12.00 часов.

3.5.3. Сектор реализации государственной молодежной политики  передает председателю план на следующую неделю и исполнение плана текущей недели  каждую пятницу до 16.45 часов.

3.5.4. Ответственность за своевременное представление в сектор реализации государственной молодежной политики  предложений в план мероприятий комитета и соблюдение установленных сроков несут  руководители структурных подразделений комитета и подведомственных учреждений.

 IV. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии

4.1. В комитете образована коллегия комитета по молодежной политике Ростовской области (далее - коллегия).

4.2. Коллегия является постоянно действующим совещательным органом, образуется и возглавляется председателем комитета.

Положение о коллегии и ее состав утверждаются приказом комитета. Представители иных органов исполнительной власти и учреждений могут входить в состав коллегии по согласованию с руководителями этих органов и учреждений.

4.3. Заседания коллегии проводятся не реже двух раз в год на основании предложений структурных подразделений и подведомственных учреждений, которые отражаются в планах комитета.

4.4. Подготовка и проведение заседаний коллегии возлагается на структурные подразделения комитета, ответственные за рассматриваемые вопросы.

4.5. Подготовка решения коллегии и порядок работы с ним осуществляется сектором реализации государственной молодежной политики.

 V. Порядок проведения семинаров и совещаний

5.1. Проведение совещаний по различным направлениям деятельности определяется председателем. Они предусматриваются в плане мероприятий на квартал, неделю.

5.2. Ответственность за подготовку совещаний возлагается на структурное подразделение комитета, вопросы компетенции которого рассматриваются в ходе проведения совещания.

5.3. Подготовка необходимых материалов, плана, порядка проведения совещания возлагаются на руководителей, специалистов структурных подразделений комитета. План подготовки и порядок проведения совещания утверждается председателем.

5.4. Семинары с руководящим составом подведомственных учреждений проводятся по мере возникновения необходимости, с внесением корректив в  план работы, утвержденный председателем. Планы подготавливают и вносят на утверждение руководители структурных подразделений комитета не позднее чем за 15 дней до семинара, в отдельных случаях – по мере необходимости.

5.5. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний возлагается на сектор реализации государственной молодежной политики.

VI. Порядок проведения планерных совещаний председателя

6.1. Планерные совещания председателя проводятся еженедельно по вторникам в 17.00 часов.

6.2. В планерном совещании председателя участвуют заместитель председателя комитета, главный специалист по правовой работе, руководители структурных подразделений комитета, руководители подведомственных учреждений, секретарь совещания. Специалисты комитета и работники подведомственных учреждений приглашаются на планерное совещание по мере необходимости.

6.3. Приглашение участников на планерное совещание, ведение протокола и контроль исполнения поручений возлагается на секретаря совещания.

6.4.  Протокол планерного совещания передается ответственным за исполнение поручений в течение суток после окончания совещания, содержащий срочные и оперативные поручения, - незамедлительно, а также рассылается ответственным специалистом по системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» .

6.5. Поручение исполняется в срок, указанный в графе «Срок исполнения».

Если в графе «Срок исполнения» значится «ежемесячно», «постоянно», «до конца года», то информация по данным поручениям предоставляется каждый первый понедельник месяца.

В случае, когда по объективным причинам невозможно исполнение поручения, ответственное должностное лицо заблаговременно пишет докладную на имя председателя о переносе срока исполнения. Копия информации  представляется в сектор реализации государственной молодежной политики .

6.6. Ответственным за подготовку информации является лицо, чья фамилия стоит первой в графе «Ответственный исполнитель».

Информация о выполнении поручений председателя  в письменном виде   представляется  в сектор реализации государственной молодежной политики  работы каждый понедельник до 11.00. Информация должна быть краткой и четкой, с указанием даты  передачи развернутой информации председателю (копии прилагаются), дату и номер писем, отправленных в вышестоящие органы (копии прилагаются).

 VII. Порядок подготовки, оформления правовых актов

7.1. Подготовка проектов указов, постановлений и распоряжений осуществляется в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело») в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Правительства Ростовской области и требованиями электронного документооборота и делопроизводства по организации автоматизированного контроля исполнения документов и поручений.

7.2. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области (далее – правовой акт) определен Регламентом Правительства Ростовской области.

При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:

Герб Ростовской области;

наименование органа исполнительной власти (должностного лица);

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления или издания документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

оттиск печати;

отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).

7.3. Требования к оформлению проектов правовых актов.

7.3.1. При создании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав».

В поле «Файлы» прикрепляется текст проекта в формате «doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта.
Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты
по форме «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения).

В поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением), краткой информацией к проекту и карточкой для ознакомления  членами Правительства области, которые не визируют основную РКПД.

В поле «Адресаты» исполнитель указывает дополнительных адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.

7.3.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на первый заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора области, руководителей структурных подразделений Правительства области, министерств, комитетов, департаментов, управлений, инспекций, служб, глав муниципальных образований, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа)
с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

7.3.3. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

7.3.4. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;

сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

7.3.5. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.

7.3.6. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки1,25 см.

Устанавливаются следующие поля документа:

Для книжных параметров страницы:

верхнее –1,25 см;

левое –2,3 см;

правое –1,5 см;

нижнее –2 см.

Для альбомных параметров страницы:

верхнее –2,3 см;

левое –2 см;

правое –1,5 см;

нижнее –1,5 см.

7.3.7. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.

Место издания (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.

7.3.8. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок может занимать до 5 строк.

7.3.9. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях Правительства Ростовской области завершается словами «Правительство Ростовской области                                                 п о с т а н о в л я е т:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 7.3.11. настоящего Регламента.

7.3.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Губернатор Ростовской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Губернатор» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:

 

Губернатор

Ростовской области                                                    Инициалы, фамилия

 

7.3.11. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Каждое приложение подписывается начальником общего отдела.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см– при книжных параметрах страницы,19 см– при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение № 1
к постановлению
Правительства

Ростовской области
от 15.09.2011 № 2

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения
в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».

При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г.
При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году.
При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например:
5 января2013 г.

Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта.

7.3.12. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.

Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Правительства Ростовской области.

При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.

Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.

7.3.13. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях с использованием регистрационных карточек на каждый вид акта, так и в электронном виде с использованием системы «Дело».

7.4. Основные требования к оформлению и регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Правительства области и Губернатора области.

7.4.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области определен Регламентом Правительства Ростовской области.

7.4.2. Для регистрации проекта областного закона и постановления Законодательного Собрания Ростовской области (далее – законопроект) в сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области общего отдела (далее – сектор) должны быть представлены:

основание для подготовки законопроекта (в системе «Дело»);

текст законопроекта с указанием на титульном листе в правом верхнем углу шрифтом 12  субъекта права законодательной инициативы в Законодательном Собрании Ростовской области: Правительство Ростовской области или Губернатор Ростовской области, например: «ПРОЕКТ внесен Губернатором Ростовской области, подготовлен ___________________ (указать наименование областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Правительства области, ответственного за разработку законопроекта)»;

пояснительная записка к законопроекту, содержащая предмет законодательного регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия;

перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию
в связи с принятием данного областного закона;

финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат).

7.4.3. Регистрация законопроекта в секторе осуществляется с использованием системы «Дело».

7.4.4. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть подготовлены с использованием программы Microsoft Office Word шрифтом Times New Roman, 14 пт, с одинарным межстрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

7.4.5. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть завизированы руководителем областного органа исполнительной власти (структурного подразделения Правительства области) и заместителем Губернатора области, ответственными за подготовку законопроекта.

Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области.

7.4.6. Все действия по согласованию законопроекта выполняются в системе «Дело» с применением ЭП.

  VIII. Подготовка, издание приказов комитета

8.1. Председатель в пределах своей компетенции издает приказы,  которые подлежат обязательному документальному оформлению. В необходимых случаях издает совместные приказы с руководителями иных областных органов исполнительной власти.

8.2. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы комитета.

8.3. Проекты приказов подготавливают структурные подразделения на основании поручений председателя, либо в инициативном порядке.

Ответственность за качество, своевременность подготовки проектов распорядительных документов по вопросам компетенции возлагается на соответствующих руководителей структурных подразделений и подведомственных учреждений.

8.4. Подготовку проектов приказов по кадровым вопросам обеспечивает сектор реализации государственной молодежной политики  на основании соответствующих представлений.

8.5. Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые вносят проект.

8.6. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет главный специалист по правовой работе.

8.7. Проекты приказов визируются руководителем структурного подразделения. Визы согласующих оформляются отдельным листом согласования. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта приказа. Проект приказа оформляется по форме согласно приложению 1 к настоящему Регламенту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

8.8. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и передаются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и ДСП распоряжения нумеруются отдельно.

В приложениях к приказу помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики,  таблицы,  образцы  документов  и  др., которые визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Если приложений несколько, то они нумеруются.

8.9.  Проекты приказов без визы руководителей структурных подразделений на подпись председателю не представляются, возвращаются исполнителям на дооформление в соответствии с требованиями настоящего Регламента. Проект приказа, переданный должностному лицу на визу, должен быть рассмотрен в течение суток.

8.10. Контроль за исполнением приказов остается за председателем по наиболее значимым направлениям деятельности комитета.

Должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением приказов, определяют в резолюциях меры по организации исполнения и сроки представления информации об исполнении, копия передается для контроля  исполнителям.

 IХ. Организация контроля за исполнением документов

9.1. Контроль  исполнения документов, включая поручения председателя, обеспечивается руководителем структурного подразделения и заместителем председателя комитета.

9.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все  действия,  производимые  с  документом  (регистрация,  внесение резолюций, подпись, постановка и снятие с контроля, передача,  списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к регистрационной карточке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата IPG или TIF; для текстовых документов – DOC, PDF).

9.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, принятия решения или выполнения управленческих действий, составления ответного документа, внесения изменений в нормативные правовые, инструктивные или другие документы.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

9.4. Сектор реализации государственной молодежной политики, обеспечивающий контроль исполнения, еженедельно представляет председателю информацию о находящихся на контроле документах по форме, предусмотренной автоматизированной программой.

9.5. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная автоматизированная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям.

9.6. Сроки исполнения указываются в текстах документов или поручений руководителей (резолюции).

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты поступления в комитет.

Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в комитете. Сроки представления информации о ходе исполнения определяются должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Поручения с пометкой «Весьма срочно» исполняются в трехдневный срок, «Срочно» – в пятидневный срок, если руководителем не определен другой конкретный срок.

9.7. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение не позднее, чем за два дня до истечения срока, представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием планируемой даты исполнения.

Ответы на документы министерств и других ведомств Российской Федерации, поставленные ими на контроль, подлежат отправке не позднее, чем за 5 дней до истечения сроков, указанных в этих документах.

При особых обстоятельствах, приведших к нарушению срока исполнения, лицом, ответственным за исполнение, представляется объяснительная записка, после чего может быть установлен новый срок исполнения.

Сроки исполнения документов, установленные председателем, могут быть изменены только председателем. Целесообразность изменения сроков исполнения необходимо обосновать.

9.8. Снятие документов (поручений) с контроля производится после их полного исполнения на основании подписанных документов или резолюции председателя, заместителя председателя комитета или руководителей структурных подразделений комитета.

Снять документ (поручение) с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое должностное лицо по его поручению.

   X. Организация контроля за исполнением  нормативных

правовых документов

9.9.  Заместителем председателя комитета осуществляется контроль исполнения:

распорядительных резолюций Губернатора Ростовской области к федеральным законам, указам, распоряжениям и поручениям Президента Российской Федерации, постановлениям, распоряжениям и поручениям Правительства Российской Федерации, иным документам федеральных органов государственной власти;

организационных планов по реализации Посланий Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации;

указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, областных законов.

9.10. В порядке осуществления предупреждающего контроля заместителем председателя комитета устанавливаются промежуточные контрольные сроки предоставления отчетов о ходе исполнения документа (внутренний контроль).

Промежуточные контрольные сроки могут быть еженедельными – для документов со сроком исполнения до одного месяца; ежемесячными – для документов со сроком от месяца до полугода; ежеквартальными (полугодовыми) - для документов со сроком свыше полугода.

В случае, если в тексте документа определены контрольные даты, то документ должен быть выполнен исполнителем в соответствии с резолюцией председателя.

9.11. Все запросы, поступающие в комитет из контрольного управления при Губернаторе Ростовской области, передаются для постановки на контроль с использованием системы делопроизводства «Дело».

Отчет об исполнении документов должен быть конкретным и полным по каждому вопросу с указанием принимаемых мер по его реализации, иметь четкий и исключающий возможность двоякого толкования текст. При нарушении срока исполнения должны быть указаны причины нарушения и принятые меры по их устранению.

9.12. На планерных совещаниях заместитель председателя комитета  информирует председателя о состоянии исполнительской дисциплины, с указанием нарушения сроков предоставления отчетов по нормативным правовым документам, находящимся на  контроле.

9.13.  Если документ не находится на контроле, то организация исполнения, контроль хода исполнения и информирование председателя осуществляется исполнителем документа.

                                        Х. Организация работы со служебными документами

10.1. Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистом сектора реализации государственной молодежной политики комитета.

На ответственного специалиста возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных, количеству документов зарегистрированных в электронной базе, а также правильности их регистрации;

передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих указаний – исполнителю;

внесение в электронную карточку резолюций руководителя или переадресовки документа;

учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку адресатам (при необходимости – с указанием адреса);

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников, контроль за их возвратом;

контроль за своевременным списанием исполненных документов;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и по которым окончено делопроизводство, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение.

С содержанием документов для служебного пользования могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, на контроле документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение работник должен передать руководителю структурного подразделения все находящиеся у него на исполнении документы.

В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, который в свою очередь незамедлительно информирует заместителя председателя комитета, а заместитель председателя комитета информирует председателя. 

10.2. Документы, поступившие в комитет, принимаются, учитываются и регистрируются ответственным специалистом сектором реализации государственной молодежной политики.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») указанным работником, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, приложений к ним. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

10.3. Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете ставится штамп, проставляется дата поступления и он передается адресату. Если в таком пакете находится служебный документ, то после прочтения адресатом он передается специалисту для регистрации.

10.4. На документах, поступивших в комитет и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа  с документами вне служебных помещений запрещается.

10.5. Письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ростовской области, Губернатора Ростовской области, его заместителей учитываются как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан.

10.6. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.

10.7. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другое, по определению председателя.

10.8. Письменные обращения граждан регистрируются с использованием электронной системы документооборота и передаются для исполнения ответственным исполнителям.

10.9. На всех входящих документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, регистрационный номер документа.

На указах и распоряжениях Губернатора Ростовской области, правительственных документах регистрационный штамп с соответствующими реквизитами проставляется на последнем листе документа с обратной стороны в нижнем левом углу.

На документах, не подлежащих регистрации, в штампе регистрационный номер не проставляется, а указываются только дата поступления.

10.10. После регистрации служебные документы передаются для поручений.

Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Резолюция может проставляться на бланке для резолюций, при этом на него переносится необходимая информация, или непосредственно на документе на любой свободной от текста площади, кроме полей, первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (указание) о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.

Документы рассматриваются в тот же день или не позднее следующего дня.

Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.

10.11. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

10.12. Ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым, или обозначенное словом «ответственный». Ответственный исполнитель обязан организовать работу по исполнению поручения в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.

Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю информацию за подписью руководителя структурного подразделения.

В случае несвоевременного предоставления предложений соисполнителем, ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

В случае, если поручение исполнено не в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 3 дней после истечения срока  представляет объяснения о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения руководителя. Объяснения, представляемые председателю, визируются заместителем председателя комитета и руководителями структурных подразделений.

10.13. Специалист сектора реализации государственной молодежной политики, ответственный за делопроизводство, еженедельно осуществляет контроль за исполнением поручений.

10.14. Корреспонденция, полученная из Правительства Ростовской области, Законодательного Собрания Ростовской области, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и (или) иных федеральных органов государственной власти, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения председателю, а в его отсутствие исполняющему его обязанности.

Руководители структурных подразделений не позднее следующего дня передают рассмотренную корреспонденцию исполнителям с конкретной резолюцией, сроками исполнения и порядком отчетности по фактическому исполнению.

10.15. Законы, указы, постановления, распоряжения Правительства Ростовской области после регистрации передаются на рассмотрение председателю, а в его отсутствие – исполняющему его обязанности. Рассмотренные документы с резолюцией председателя возвращаются ответственному специалисту, который обеспечивает их хранение.

Контроль за соблюдением сроков исполнения законов, указов, постановлений, распоряжений, решений коллегий Правительства Ростовской области осуществляется заместителем председателя комитета и руководителями структурных подразделений.

10.16. Ознакомление ответственных работников комитета с поступившими документами по поручению председателя осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство. Работник, ознакомившийся со служебным документом, ставит свою подпись и дату.

10.17. Передача законов, указов, постановлений, распоряжений в структурные подразделения комитета, минуя ответственного специалиста за делопроизводство, не допускается.

10.18.  Исходящие документы регистрируются в системе «Дело» специалистами, ответственными за исполнение писем, путем создания РКПД в системе «Дело», далее визируются руководителями структурных подразделений, заместителем председателя комитета  и направляются на подпись председателю с указанием срока подписания проекта. Отметка о создании РКПД делается в журнале регистрации РКПД, который хранится у специалиста, ответственного за делопроизводство. При подписании РКПД председателем, ответственный исполнитель отправляет проект на регистрацию, после чего специалистом по делопроизводству производится регистрация РКПД в исходящий РК и его отправка.

Письма, направляемые в Правительство Ростовской области, регистрируются ответственным специалистом за делопроизводство.

Копии писем, подписанные председателем, хранятся в  приемной комитета. Журнал исходящих документов формируется в системе «Дело».

Письма, адресованные в Правительство Ростовской области, Законодательное Собрание Ростовской области и другие органы, отправляются адресатам по системе «Дело», с соблюдением регламентированных требований электронного документооборота.

Подписанные письма и телеграммы (для нарочной отправки) передаются исполнителем для отправки специалисту по делопроизводству. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ указывается также его номер и дата.

10.19. Входящие документы с указанием срока исполнения ставятся на контроль в системе «Дело» специалистом по делопроизводству.

10.20. Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» организуется с учетом требования ограниченного распространения и соблюдения порядка обращения со служебной информацией.

Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

10.21. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в комитете возлагается на заведующего сектором реализации государственной молодежной политики.

При утрате документов председатель комитета назначает служебное расследование, по результатам которого принимаются соответствующие меры.

Структурные подразделения комитета могут использовать в работе не противоречащие настоящему регламенту методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

                                        XI Подготовка, оформление и отправка служебных документов

11.1. При подготовке и оформлении документов работники комитета руководствуются следующими основными требованиями:

документы печатаются, как правило, на бланках установленного образца (приложение 2 к настоящему Регламенту), регистрируются в системе «Дело».

датой документа является дата его подписания или утверждения;

к документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание;

содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;

фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;

исходящие письма с пометкой для оправки «нарочно» отправляются с подлинной подписью.

в письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается наименование должности и проводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией;

не допускается подписание документа, с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности;

представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле, на приложении к документу, на копии отправляемого документа.

11.2. Подготовка проектов писем в Правительство Ростовской области возлагается на руководителей структурных подразделений. Они обязаны следить за прохождением писем в Правительстве Ростовской области и принимать меры по получению ответов на поставленные в них вопросы.

11.3. Телеграммы подписываются председателем, а в его отсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание.

11.4. Документы, подготовленные и используемые в структурных подразделениях комитета, относятся к категории внутренних документов, оформляются на чистых листах.

11.5. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

               XII. Порядок рассмотрения письменных обращений

и организация личного приема граждан

12.1 Комитет организует прием граждан, рассматривает по вопросам своей компетенции  индивидуальные и коллективные обращения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан), поступившие в письменной форме, в форме  электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

В соответствии с действующим законодательством комитет не вправе самостоятельно принимать к рассмотрению вопросы, отнесенные к компетенции других органов государственной власти и управления или органов местного самоуправления.

Порядок предоставления гражданам  информации по их запросам, в том числе информации справочного характера, устанавливается настоящим Регламентом.

Письменные  обращения граждан, полученные по почте,  обращения,  передаваемые гражданами во время личного приема и непосредственно в комитет, регистрируются по системе «Дело» и направляются по резолюции председателя комитета ответственным специалистам.

На лицевой стороне первого листа проставляются дата поступления письма и регистрационный номер.

Поступившие в адрес комитета письма с пометкой «Лично», правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются непосредственно адресату. В случае, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция передается для регистрации и направления для рассмотрения по принадлежности.

Обращения, поступившие в комитет по информационным  системам общего пользования, подлежат рассмотрению в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном настоящим Регламентом.

12.2. Все письма проверяются на повторность поступления и регистрируются в компьютерной базе данных. Если обращение является повторным, материалы по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.

По содержанию каждого обращения определяется исполнитель и обращение направляется по принадлежности.

Не допускается передача  обращений граждан от одного исполнителя другому без согласования с председателем.

Ответ на рассмотренное обращение совместно с обращением,  передается непосредственно исполнителем для снятия с контроля в системе «Дело».

12.3. Поступившие в комитет обращения граждан из Правительства Ростовской  области, Законодательного Собрания Ростовской области, от депутатов всех уровней, Минздравсоцразвития РФ и других органов, в случаях, когда они взяты ими на контроль, передаются председателю, который определяет порядок их дальнейшего рассмотрения. Им же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и заявителям. В ответах заявителям указывается, каким органом или должностным лицом поручено рассмотрение письма.

Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения и направлению ответа заявителю проводит должностное лицо, указанное первым.

Ответственный исполнитель определяет сроки предоставления соисполнителями информации  об исполнении поручения, порядок согласования и подготовки итогового документа по обращениям граждан. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.

Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

12.4. На доклад председателю, как правило, передаются коллективные обращения, содержащие общественно значимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников).

Контроль за исполнением обращений, а также поручений, данных председателем, осуществляется заместителем председателя комитета и руководителями структурных подразделений. Контроль за сроками рассмотрения и полнотой ответов осуществляет ответственный исполнитель.

Если ответ заявителю не содержит полной информации о решении поднятых в письме вопросов, то он может быть возвращен для дальнейшего рассмотрения.

Исполнитель готовит ответ заявителю и в контролирующий орган, при необходимости – информацию председателю за подписью руководителя структурного подразделения и с визой заместителя председателя комитета с четким докладом по существу затронутых вопросов или, если вопрос не решен полностью, с предложением о продлении срока исполнения. В случае выявления фактов нарушения прав граждан, исполнитель информирует о принятых мерах и принесении заявителю извинения.

Подписанные ответы или информация с резолюцией председателя передаются исполнителям для отправки адресатам, а затем передаются для снятия с контроля.

12.5. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению областных органов исполнительной власти, администраций муниципальных образований, иных организаций, направляются на рассмотрение в эти организации, о чем информируется заявитель.

Запрещается направлять обращения для рассмотрения в органы и должностным лицам, решения и (или) действия (бездействия) которых обжалуются.

Руководители структурных подразделений комитета, другие должностные лица при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб обязаны:

обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение;

внимательно разбираться в их существе, в случае необходимости для рассмотрения обращения запрашивать документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

при необходимости поручать работникам рассмотрение обращения с «выходом на место» для объективного решения вопроса;

принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и интересов граждан;

принимать обоснованные решения по предложениям, заявлениям, жалобам, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

сообщать гражданам в письменной форме о решениях, принятых по предложениям, заявлениям, жалобам, а в случае их отклонения указывать мотивы, по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;

давать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

систематически анализировать и обобщать предложения, заявления, жалобы, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения.

Обращения граждан, содержащие вопросы обжалования  нормативных правовых актов по направлениям деятельности комитета, направляются соответствующим структурным подразделениям  для рассмотрения и подготовки ответа. В этом случае ответ заявителю дается с информированием заявителя о принятом решении и при необходимости о порядке обжалования актов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Об исполнении обращений, взятых на контроль Правительством Ростовской области, письменно уведомляют отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области, прилагая копии ответов заявителям и оригиналы писем.

12.6. Непосредственное исполнение обращений граждан поручается работникам структурных подразделений комитета.

12.7. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в комитет,  рассматриваются в течение 30-дней с даты регистрации.

В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть, в порядке исключения, продлены председателем, но не более, чем на 30 дней. О продлении срока исполнитель информирует письменно заявителя о новых сроках исполнения и причинах продления срока.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации в комитет, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Регламентом.

12.8. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном  деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в правоохранительные органы.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

При получении письменного обращения, в  котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение оставляется без ответа по существу поставленных в нем вопросов, гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению для рассмотрения органам государственной власти, органам местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения  сведений, составляющих государственную или иную охраняемую  федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о  невозможности дать ответ по существу поставленного  в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

12.9. В случае, если исполнение вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях, жалобах граждан, не входит в компетенцию комитета, то обращения направляются  не позднее чем в 7-дневный срок по принадлежности, извещая об этом заявителя, а при личном приеме разъясняется, куда заявителю следует обратиться.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного решения.

12.10. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.

Ответы на обращения граждан подписываются теми руководителями структурных подразделений, которым поручено рассмотреть их или кому они направлены.

12.11. При нарушении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан информация о фактах нарушений передается заместителю председателя комитета для принятия мер и внесения предложений председателю по наказанию виновных.

12.12. Личный прием граждан осуществляется председателем, с участием руководителей структурных подразделений по вопросам, отнесенным к их ведению, которые приглашаются на прием в случае необходимости.                      Время приемов устанавливается согласно графику, который составляется ответственным специалистом по поручению председателя.

12.13. Прием граждан ведется в кабинете председателя комитета.

12.14. Материалы по приему граждан передаются ответственным для ознакомления и выработки проекта решения по затрагиваемым вопросам.

Учет граждан, записанных на прием, ведется ответственным специалистом. Контроль за исполнением поручений председателя осуществляют руководители структурных подразделений и заместитель председателя комитета. В случае, если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения комитета. Исполнение письменных обращений граждан, полученных в ходе личного приема, осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

В случае, если  в обращении содержатся вопросы,  решение которых не входит  в компетенцию комитета, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке  следует  обратиться.

В ходе личного  приема гражданину может быть отказано  в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

 XIII. Печати, бланки и штампы

13.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится гербовая печать.

В комитете имеются следующие печати:

Гербовая печать – «Комитет по молодежной политике Ростовской области». Ставится на банковских документах, договорах, контрактах, соглашениях, служебных документах, подписанных председателем. Хранится у председателя.

Простые печати с обозначениями «Комитет по молодежной политике Ростовской области»:

- ставится на справках и в трудовых книжках, на командировочных удостоверениях (о прибытии, убытии) и других документах.

Иные штампы с обозначениями «Комитет по молодежной политике Ростовской области» для организации ведения делопроизводства:

 – ставятся на документы получения почты. Хранятся у заведующего сектором реализации государственной молодежной политики.

Печати должны храниться в сейфах и быть отражены в журнале действующих печатей и штампов комитета с отражением эскизов, контроль за ведением которого возлагается на сектор бухгалтерского учета, финансирования и государственного заказа.

Об утере печати незамедлительно ставится в известность председатель.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования, хранения печатей в структурных подразделениях комитета возлагается на их руководителей.

13.2. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок расположения.

Бланки с угловым штампом комитета используются для документов, подписанных председателем.

13.3. Для проставления отметок о получении, регистрации и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

13.4. Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.

13.5. Заказы на изготовление печатей и штампов подаются на согласование и утверждаются председателем.

Изготовление печатей и штампов возлагается на сектор  бухгалтерского учета, финансирования и государственного заказа.

Изготовленные печати и штампы учитываются в секторе бухгалтерского учета, финансирования и государственного заказа  и выдаются под роспись сотрудникам комитета, отвечающим за их использование и сохранность.

13.6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати  уничтожаются по акту.

 XIV.  Организация работы, связанная с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд комитета по молодежной политике Ростовской области

14.1. Организация работы, связанная с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд комитета осуществляется в  соответствии  с Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным  законом от 05.04.2013  № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

14.2. В целях недопущения нарушений и недостатков, а также  усиления контроля при размещении государственного заказа комитетом по молодежной политике Ростовской области утверждается приказ «Об организации работы в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд комитета по молодежной политике Ростовской области».

 XV. Организация доступа к информации

о деятельности комитета

15.1. Обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Регламентом доступа граждан и организаций к информации о деятельности комитета (за исключением информации ограниченного доступа) возлагается председателем на одно из структурных подразделений и на уполномоченных должностных лиц.

15.2. Председатель утверждает:

состав сведений о деятельности комитета, открытый для доступа граждан и организаций (далее – информационный ресурс);

схему размещения информационного ресурса;

порядок обеспечения доступа граждан и организаций к информационному ресурсу;

перечень и объем информации справочного характера, предоставляемой по телефону и размещаемой на информационных стендах и в помещениях комитета;

порядок взаимодействия структурных подразделений комитета по формированию и обновлению информационного ресурса.

15.3. Информационный ресурс включает в себя:

информацию справочного характера о комитете (в том числе его почтовый адрес, номера телефонов для справок, фамилии, имена и отчества председателя, руководителей структурных подразделений по основным направлениям деятельности);

перечень и информацию о подведомственных государственных автономных учреждениях (почтовые адреса, номера телефонов для справок);

место и часы приема граждан, представителей организаций с целью исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг;

график приема председателем комитета граждан и представителей организаций с обращениями, сведения о порядке записи на прием;

наименование, почтовый адрес и номер телефона вышестоящего органа государственной власти;

нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность комитета;

перечни исполняемых комитетом государственных функций и предоставляемых государственных услуг;

перечень и формы документов (заявлений, справок и др.), которые необходимо представить в комитет для реализации прав и обязанностей граждан и организаций, а также перечень документов, выдаваемых комитетом;

сведения о принятии комитетом решений, затрагивающих права и законные интересы граждан и организаций, учреждений;

ответы на часто задаваемые вопросы о деятельности комитета, а также подведомственных организаций.

15.4. Ответственность за своевременное предоставление соответствующей информации по вопросам своего ведения, ее достоверность и полноту несут руководители структурных подразделений и должностные лица, уполномоченные на представление такой информации.

15.5. Ответственность за обеспечение доступа граждан и организаций к информации о деятельности комитета несут руководитель уполномоченного структурного подразделения и уполномоченные должностные лица.

15.6. Председатель определяет уполномоченное структурное подразделение (должностное лицо), на которое возлагаются обязанности по обеспечению взаимодействия со средствами массовой информации по вопросам предоставления информации о деятельности комитета.

Информация о деятельности комитета передается средствам массовой информации, уполномоченным структурным подразделением (должностным лицом) или по согласованию с ним – иными должностными лицами комитета.

15.7. Устные запросы, поступающие в ходе личного приема граждан, фиксируются ответственным специалистом и с поручениями председателя, не позднее рабочего дня, следующего за днем приема, передаются исполнителям.

 ХVI.  Внутренний трудовой распорядок и создание

необходимых условий труда работников комитета

16.1. Обязанности по организации труда работников структурных подразделений комитета возлагаются на руководителей структурных подразделений.

16.2. Ответственность за соблюдение работниками комитета трудовой и исполнительской дисциплины несут их руководители и сами работники.

16.3. В комитете действует 5-дневная служебная неделя. Выходными днями являются суббота и воскресенье.

16.4. Служебный день в комитете начинается в 9 часов и  оканчивается  в 18 часов. В пятницу служебный день оканчивается в 16.45 часов. Продолжительность служебного дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час.

 Перерыв для отдыха и питания начинается в  13 часов и оканчивается  в 13.45 часов.

16.5. Учет рабочего времени работников комитета ведется уполномоченными работниками. Табель учета рабочего времени работников комитета подписывается ответственным работником и направляется на подпись председателю, после чего в установленные сроки представляется в сектор бухгалтерского учета, финансирования и государственного заказа для расчета.

16.6. Сроки выплаты заработной платы работникам комитета устанавливаются 7 и 22 числа каждого месяца.

 

Заведующий сектором развития системы

поддержки молодежных инициатив и проектов                                    И.В. Селютин